Una corretta gestione del magazzino può risultare di vitale importanza nel business di un’attività commerciale e utilizzando strumenti adeguati, si possono evitare perdite di tempo e dannosi errori. Altrettanto vale per l’inventario, una procedura delicata, attraverso la quale viene accertata l’esistenza di beni in un determinato luogo e ad una data definita e che può corrispondere a un blocco delle attività che, se prolungato, può avere un peso economico rilevante. Tuttavia anche un procedimento complesso come quello dell’inventario può diventare più rapido e preciso grazie all’aiuto di programmi software dedicati, che non richiedono particolari conoscenze o attrezzature informatiche, ma sfruttano gli strumenti già presenti in ufficio. Grazie all’evoluzione delle tecnologie informatiche è possibile oggi implementare nel lavoro di tutti i giorni soluzioni pratiche, in grado di mettersi in comunicazione con l’interfaccia dei nostri computer e di permetterci di svolgere operazioni che fino ad ora risultavano lunghe e noiose, in modo veloce e senza la possibilità di errori. Gran parte dei piccoli imprenditori, avendone compreso l’importanza, ha già cominciato ad investire nella verifica, nel perfezionamento dei processi e nell’aggiornamento delle utility, mettendo così in atto una riorganizzazione per il miglioramento, l’efficienza e l’innovamento tecnologico, aumentando i profitti e offrendo ai propri clienti un servizio migliore.
I rischi di un’approssimativa gestione del magazzino
La cattiva gestione dei flussi di informazioni d’origine e di destinazione delle merci, è decisamente controproducente: l’uso diffuso di macchinosi fogli di calcolo comporta la possibilità di errori di battitura, il rischio della perdita o della cancellazione accidentale di dati e l’impossibilità di creare un collegamento, se non attraverso un lavoro di trascrizione manuale, tra i documenti cartacei di magazzino e i database dinamici dei file d’archivio. Abitudini purtroppo consolidate, che comportano un’inutile dispendio di energia e l’impossibilità di dedicare tale sforzo alla produzione del guadagno. I documenti cartacei, non solo necessari ai fini fiscali ma anche utilissima fonte di dati, se non sfruttati nella maniera corretta, si accumulano in obsoleti e voluminosi archivi, occupando spazio prezioso e rendendo la ricerca delle informazioni lenta e difficoltosa.
Ottimizzare il lavoro attraverso una scelta tecnica semplice: l’uso di software per la lettura ottica dei documenti
Per organizzare un database efficiente e raccogliere le informazioni in modo automatizzato, sono oggi disponibili programmi di lettura ottica dei documenti, che grazie al semplice ausilio di uno scanner, sono in grado di integrare rapidamente i dati riportati sulla carta, elaborarli e restituire importanti informazioni di natura numerica o statistica sullo stato quantitativo e qualitativo delle merci. I supporti cartacei sono progettabili in base alle proprie esigenze, compilabili manualmente e successivamente, grazie alla lettura ottica, facilmente interpretabili da computer. Non sarà più necessario trascrivere tutte le informazioni manualmente attraverso tastiera, basterà inserire le schede nello scanner e i dati migreranno automaticamente dal supporto cartaceo a quello digitale, andando ad aggiornare, per esempio, l’inventario delle merci. Un metodo più semplice e intelligente di gestire la propria merce, che restituisce velocemente risultati precisi e di qualità superiore e che permette di salvare tempo e denaro.
